По датам

ЗАМЕСТИТЕЛЬ МЭРА - РУКОВОДИТЕЛЬ АППАРАТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 14 апреля 2023 г. в„– 053-02-35/23

О ПРИНЯТИИ МЕР, НАПРАВЛЕННЫХ НА ОБЕСПЕЧЕНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ
В ОРГАНИЗАЦИОННОМ УПРАВЛЕНИИ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
ИРКУТСКА ОБЯЗАННОСТЕЙ, ПРЕДУСМОТРЕННЫХ ФЕДЕРАЛЬНЫМ ЗАКОНОМ
ОТ 27 ИЮЛЯ 2006 ГОДА в„– 152-ФЗ "О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ"

Руководствуясь Федеральным законом от 6 октября 2003 года в„– 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27 июля 2006 года в„– 152-ФЗ "О персональных данных", приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 28 октября 2022 года в„– 179 "Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных", статьями 41, 45 Устава города Иркутска:

1. Утвердить:
1) Правила обработки персональных данных в отделе документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска (Приложение 1);
2) Правила обработки персональных данных в отделе организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска (Приложение 2);
3) Перечень должностей в администрации города Иркутска, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к персональным данным, находящимся в организационном управлении аппарата администрации города Иркутска (Приложение 3);
4) Перечень должностей в администрации города Иркутска, имеющих право беспрепятственного доступа в помещения организационного управления аппарата администрации города Иркутска, в которых ведется обработка персональных данных либо хранятся бумажные носители персональных данных (Приложение 4);
5) Обязательство лица, осуществляющего обработку персональных данных в организационном управлении аппарата администрации города Иркутска, либо имеющего к ним доступ, о неразглашении персональных данных (Приложение 5).

2. Настоящее Распоряжение вступает в силу со дня его официального опубликования, но не ранее для вступления в силу распоряжения администрации города Иркутска об отмене распоряжения администрации города Иркутска от 31 декабря 2014 года в„– 031-10-960/14, распоряжения администрации города Иркутска от 16 марта 2015 года в„– 031-10-170/5.

3. Начальнику организационного управления аппарата администрации города Иркутска:
1) довести настоящее Распоряжение до сведения работников организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
2) обеспечить в соответствии с частью 31 статьи 4 Федерального закона от 27 июля 2006 года в„– 152-ФЗ "О персональных данных" направление настоящего Распоряжения для согласования в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных.

4. Управлению по информационной политике аппарата администрации города Иркутска опубликовать и разместить на официальном сайте органов местного самоуправления города Иркутска в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" настоящее Распоряжение с приложениями.

5. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения оставляю за собой.

Е.Е.ВОЙЦЕХОВИЧ

Приложение 1
к распоряжению заместителя мэра - руководителя
аппарата администрации города Иркутска
от 14 апреля 2023 г. в„– 053-02-35/23

ПРАВИЛА
ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ОТДЕЛЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ И АРХИВА ОРГАНИЗАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ АППАРАТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящие Правила устанавливают:
1) процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяющие для каждой цели обработки персональных данных категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в отделе документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - Отдел);
2) способы, сроки обработки и хранения персональных данных;
3) порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований;
4) обязанности лиц, осуществляющих обработку персональных данных в Отделе, либо имеющих к ним доступ.
2. Правовые основания обработки персональных данных в Отделе:
Федеральный закон от 27 июля 2006 года в„– 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон в„– 152-ФЗ);
Федеральный закон от 27 июля 2010 года в„– 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года в„– 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";
постановление Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года в„– 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами";
постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года в„– 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";
приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 года в„– 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях";
административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление информации, копий архивных документов, хранящихся в отделе документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска, по запросам заявителей", утвержденный постановлением администрации города Иркутска от 16 сентября 2021 года в„– 031-06-663/21.

Глава 2. ПРОЦЕДУРЫ, НАПРАВЛЕННЫЕ НА ВЫЯВЛЕНИЕ И
ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ НАРУШЕНИЙ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ В СФЕРЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3. При обработке в Отделе персональных данных с целью выявления и предотвращения нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных принимаются следующие меры:
1) подготовка правовых актов по вопросам обработки персональных данных;
2) определение лиц, осуществляющих обработку персональных данных в Отделе, либо имеющих к ним доступ;
3) осуществление в установленном распоряжением администрации города Иркутска порядке внутреннего контроля соответствия осуществляемой в Отделе обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленным Федеральным законом в„– 152-ФЗ, принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами;
4) оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в Отделе, в случае нарушения Федерального закона в„– 152-ФЗ в соответствии с требованиями, установленными уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных;
5) ознакомление сотрудников Отдела, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями по защите персональных данных, документами, определяющими политику администрации города Иркутска в отношении обработки персональных данных, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников;
6) применение в пределах компетенции Отдела мер по обеспечению безопасности обрабатываемых в Отделе персональных данных в соответствии с документами, определяющими политику администрации города Иркутска в отношении обработки персональных данных, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска по вопросам обработки персональных данных, в том числе распоряжением администрации города Иркутска от 7 декабря 2010 года в„– 031-10-1167/10 "Об утверждении Положения о порядке организации и проведения работ по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных администрации г. Иркутска", распоряжением администрации города Иркутска от 17 декабря 2010 года в„– 031-10-1228/10 "Об организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в администрации г. Иркутска";
7) уничтожение персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований;
8) соблюдение законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных.

Глава 3. ЦЕЛЬ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, КАТЕГОРИИ И
ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, КАТЕГОРИИ
СУБЪЕКТОВ, ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ КОТОРЫХ ОБРАБАТЫВАЮТСЯ В
ОТДЕЛЕ

6. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
Целью обработки персональных данных является исполнение сотрудниками Отдела должностных обязанностей при предоставлении муниципальной услуги "Предоставление информации, копий архивных документов, хранящихся в отделе документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска, по запросам заявителей" (далее - муниципальная услуга).
7. Обработка персональных данных в целях предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), уничтожение персональных данных.
Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных, необходимых в связи с предоставлением муниципальной услуги, осуществляется путем:
получения оригиналов необходимых документов;
копирования оригиналов документов;
внесения сведений в учетную форму - журнал учета запросов;
внесения персональных данных в автоматизированную информационную систему "Регистрация запросов".
8. Для цели, указанной в пункте 6 настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных:
1) фамилия, имя, отчество;
2) адрес места проживания (город, улица, дом, корпус, квартира);
3) данные паспорта (серия, номер, дата (число, месяц, год) выдачи, наименование выдавшего его органа);
4) контактный телефон.
9. К категориям субъектов, персональных данные которых обрабатываются в Отделе, относятся физические лица, обратившиеся за муниципальной услугой в соответствии с утвержденным административным регламентом предоставления муниципальной услуги.

Глава 4. СПОСОБЫ, СРОКИ ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ
ДАННЫХ

10. Персональные данные, указанные в пункте 8 настоящих Правил, обрабатываются с использованием и без использования средств автоматизации.
Персональные данные обрабатываются в Отделе в сроки, обусловленные заявленными целями их обработки.
11. Использование персональных данных осуществляется с момента их получения Отделом и прекращается по достижении целей обработки персональных данных.
Хранение персональных данных должно осуществляться не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен принимаемой в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года в„– 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" номенклатурой дел Отдела.
12. Хранение персональных данных в Отделе осуществляется как на бумажных носителях в виде документов и копий документов, так и в электронном виде.
13. Для хранения персональных данных используется закрывающийся на ключ металлический шкаф в„– 1, размещенный в архивохранилище в здании Отдела по адресу: г. Иркутск, ул. Поленова, 1, которое опечатывается ежедневно в конце рабочего дня.
14. Ключ от металлического шкафа в„– 1, в котором осуществляется хранение персональных данных, хранится в месте, недоступном посторонним лицам - тумбочке в„– 1, закрываемой на ключ, размещенной на втором этаже в рабочем кабинете в здании Отдела по адресу: г. Иркутск, ул. Поленова, 1.

Глава 5. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

15. Бумажные носители, содержащие персональные данные, хранение которых осуществляется в Отделе, уничтожаются сотрудником (сотрудниками) Отдела, осуществляющим (осуществляющими) обработку персональных данных, по согласованию с непосредственным руководителем с применением уничтожителя бумаги, который исключает возможность прочтения текста.
16. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования электронного носителя.
17. Уничтожение персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, оформляется в соответствии с приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 28 октября 2022 года в„– 179 "Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных" (далее - приказ в„– 179) актом об уничтожении персональных данных по форме согласно Приложению к настоящим Правилам (далее - акт об уничтожении персональных данных).
18. Уничтожение персональных данных, обрабатываемых с использованием средств автоматизации, оформляется в соответствии с приказом в„– 179 актом об уничтожении персональных данных и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.

Глава 6. ОБЯЗАННОСТИ ЛИЦ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ ОБРАБОТКУ
ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ОТДЕЛЕ, ЛИБО ИМЕЮЩИХ К НИМ ДОСТУП

19. Под лицами, осуществляющими обработку персональных данных в Отделе, либо имеющими к ним доступ (далее - уполномоченные лица), понимаются лица, указанные в Приложении 3 к распоряжению заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска "О принятии мер, направленных на обеспечение выполнения в организационном управлении аппарата администрации города Иркутска обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года в„– 152-ФЗ "О персональных данных".
20. Уполномоченные лица обязаны:
1) знать и выполнять требования федеральных законов, принятых в соответствии с ними нормативных правовых актов в области обеспечения защиты персональных данных;
2) хранить в тайне персональные данные, ставшие им известными в процессе обработки персональных данных, информировать о попытках несанкционированного доступа к ним;
3) обрабатывать только те персональные данные, доступ к которым необходим в силу исполнения должностных обязанностей.
21. При обработке персональных данных уполномоченным лицам запрещается:
1) использовать сведения, содержащие персональные данные, в неслужебных целях, а также в служебных целях - при телефонных переговорах, в открытой переписке, статьях и выступлениях;
2) передавать персональные данные по незащищенным каналам связи (факсимильная связь, электронная почта);
3) выполнять на дому работы, связанные с использованием персональных данных, выносить документы и другие носители информации, содержащие персональные данные, из места их хранения.

Заместитель мэра - руководитель аппарата
администрации города Иркутска
Е.Е.ВОЙЦЕХОВИЧ

Приложение
к Правилам обработки персональных данных в отделе
документационного обеспечения и архива организационного
управления аппарата администрации города Иркутска

ФОРМА АКТА ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ,
ОБРАБАТЫВАЕМЫХ В ОТДЕЛЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
И АРХИВА ОРГАНИЗАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ИРКУТСКА

Администрация города Иркутска
АКТ

"__"____________
N
Об уничтожении персональных данных, обрабатываемых в отделе документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - Отдел),
расположенного по адресу: г. Иркутск, ул. Поленова, 1
Настоящим актом подтверждается уничтожение _____________
дата
следующих персональных данных, обрабатываемых в Отделе:

в„– п/п
Фамилия, имя, отчество (при наличии) субъекта (субъектов) персональных данных или иная информация, относящаяся к определенному (определенным) физическому (физическим) лицу (лицам), чьи персональные данные были уничтожены
Перечень категорий уничтоженных персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных
Наименование уничтоженного материального (материальных) носителя (носителей), содержащего (содержащих) персональные данные субъекта (субъектов) персональных данных, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя
Способ уничтожения персональных данных
Причина уничтожения персональных данных
Дата уничтожения персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных

Уничтожил (уничтожили) персональные данные в соответствии с настоящим актом:

(указываются фамилия, имя, отчество (при наличии), должность лиц (лица), уничтоживших (уничтожившего) персональные данные субъекта персональных данных, а также ставится их (его) подпись)

Заместитель мэра - руководитель аппарата
администрации города Иркутска
Е.Е.ВОЙЦЕХОВИЧ

Приложение 2
к распоряжению заместителя мэра - руководителя
аппарата администрации города Иркутска
от 14 апреля 2023 г. в„– 053-02-35/23

ПРАВИЛА
ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ОТДЕЛЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ
РАБОТЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДА ИРКУТСКА

Глава 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящие Правила устанавливают:
1) процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяющие для каждой цели обработки персональных данных категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в организационном отделе организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - Отдел);
2) способы, сроки обработки и хранения персональных данных;
3) порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований;
4) обязанности лиц, осуществляющих обработку персональных данных в Отделе, либо имеющих к ним доступ.
2. Правовые основания обработки персональных данных в Отделе:
Федеральный закон от 12 июня 2002 года в„– 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27 июля 2006 года в„– 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон в„– 152-ФЗ);
постановление Правительства Российской Федерации от 21 марта 2012 года в„– 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами";
постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года в„– 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации";
постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 года в„– 1119 "Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных";
Правила предоставления сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния, содержащихся в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2018 года в„– 1746;
Положение о государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденное постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 6 ноября 1997 года в„– 134/973-II;
распоряжение Губернатора Иркутской области от 8 августа 2012 года в„– 85-р "О мерах по реализации Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации";
постановление Избирательной комиссии Иркутской области от 4 июля 2017 года в„– 158/1672 "Об обеспечении функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Иркутской области";
постановление администрации города Иркутска от 12 апреля 2019 года в„– 031-06-271/9 "Об организации в администрации города Иркутска деятельности по осуществлению регистрации (учета) избирателей, участников референдума и установлению численности избирателей, участников референдума на территории города Иркутска".

Глава 2. ПРОЦЕДУРЫ, НАПРАВЛЕННЫЕ НА ВЫЯВЛЕНИЕ
И ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ НАРУШЕНИЙ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ В СФЕРЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3. При обработке в Отделе персональных данных с целью выявления и предотвращения нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных принимаются следующие меры:
1) подготовка правовых актов по вопросам обработки персональных данных;
2) определение лиц, осуществляющих обработку персональных данных в Отделе, либо имеющих к ним доступ;
3) осуществление в установленном распоряжением администрации города Иркутска порядке внутреннего контроля соответствия осуществляемой в Отделе обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленным Федеральным законом в„– 152-ФЗ, принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами;
4) оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в Отделе, в случае нарушения Федерального закона в„– 152-ФЗ в соответствии с требованиями, установленными уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных;
5) ознакомление сотрудников Отдела, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями по защите персональных данных, документами, определяющими политику администрации города Иркутска в отношении обработки персональных данных, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучение указанных работников;
6) применение в пределах компетенции Отдела мер по обеспечению безопасности обрабатываемых в Отделе персональных данных в соответствии с документами, определяющими политику администрации города Иркутска в отношении обработки персональных данных, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска по вопросам обработки персональных данных, в том числе распоряжением администрации города Иркутска от 7 декабря 2010 года в„– 031-10-1167/10 "Об утверждении Положения о порядке организации и проведения работ по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных администрации г. Иркутска", распоряжением администрации города Иркутска от 17 декабря 2010 года в„– 031-10-1228/10 "Об организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в администрации г. Иркутска";
7) уничтожение персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований;
8) соблюдение законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных.

Глава 3. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, КАТЕГОРИИ И
ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, КАТЕГОРИИ
СУБЪЕКТОВ, ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ КОТОРЫХ ОБРАБАТЫВАЮТСЯ В
ОТДЕЛЕ

6. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки. Целями обработки персональных данных являются исполнение сотрудниками Отдела должностных обязанностей:
1) по учету избирателей, участников референдума, зарегистрированных на территории города Иркутска, в базе данных автоматизированной информационной системы "Учет избирателей, участников референдума" (далее - учет избирателей);
2) по вручению конвертов с персональным поздравлением Президента Российской Федерации ветеранам Великой Отечественной войны - 90-летним, 95-летним, 100-летним юбилярам, проживающим на территории города Иркутска, указанным в списках, получаемых из управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике (далее - вручение конвертов);
3) по обеспечению исполнения государственных полномочий по составлению списков кандидатов в присяжные заседатели федеральных судов общей юрисдикции в Российской Федерации (далее - исполнение государственных полномочий по составлению списков присяжных).
7. Обработка персональных данных в целях учета избирателей и исполнения государственных полномочий по составлению списков присяжных включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), удаление, уничтожение персональных данных.
Обработка персональных данных с целью вручения конвертов включает в себя следующие действия: получение сведений, хранение, уточнение (обновление, изменение).
8. Для цели, указанной в подпункте 1 пункта 6 настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных, в том числе относящиеся к специальным категориям персональных данных:
1) о регистрации граждан Российской Федерации по месту жительства и по месту пребывания в пределах города Иркутска, начиная с 14-летнего возраста:
фамилия, имя, отчество;
пол;
гражданство;
дата (число, месяц, год) рождения;
место рождения;
адрес места проживания;
данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа (вид документа, серия, номер, дата (число, месяц, год) выдачи, наименование и код выдавшего его органа);
2) о фактах регистрации смерти граждан Российской Федерации:
фамилия, имя, отчество;
дата (число, месяц, год) рождения;
место рождения;
пол;
гражданство;
последнее место жительства;
номер записи акта о смерти;
дата записи акта о смерти;
3) о гражданах Российской Федерации, призванных (поступивших по контракту) на военную службу (уволенных с военной службы):
фамилия, имя, отчество;
дата (число, месяц, год) рождения;
место рождения;
пол;
гражданство;
адрес места жительства;
данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа (вид документа, серия, номер, дата (число, месяц, год) выдачи, наименование и код выдавшего его органа);
дата призыва;
срок призыва;
дата увольнения с военной службы;
4) о гражданах, содержащихся в местах лишения свободы по приговору суда:
фамилия, имя, отчество;
дата (число, месяц, год) рождения;
место рождения;
пол;
гражданство;
адрес места жительства;
данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа (вид документа, серия, номер, дата (число, месяц, год) выдачи, наименование и код выдавшего его органа);
дата окончания срока отбывания наказания;
5) о вынесенных судебных решениях: о признании гражданина недееспособным, а также о признании гражданина, ранее признанного судом недееспособным, дееспособным:
фамилия, имя, отчество;
дата (число, месяц, год) рождения;
место рождения;
адрес места жительства;
данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа (вид документа, серия, номер, дата (число, месяц, год) выдачи, наименование и код выдавшего его органа);
дата вступления в силу решения суда.
9. Для цели, указанной в подпункте 2 пункта 6 настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных:
1) фамилия, имя, отчество;
2) дата рождения (число, месяц, год);
3) адрес места проживания (город, улица, дом, корпус, квартира).
10. Для цели, указанной в подпункте 3 пункта 6 настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных:
1) фамилия, имя, отчество;
2) дата рождения (число, месяц, год);
3) место рождения;
4) адрес регистрации по месту жительства (город, улица, дом, корпус, квартира).
11. К категориям субъектов, персональных данные которых обрабатываются в Отделе, относятся:
1) граждане Российской Федерации, обладающие активным избирательным правом;
2) граждане Российской Федерации: 90-летние, 95-летние, 100-летние юбиляры, проживающие на территории города Иркутска, указанные в списках, получаемых из управления Губернатора Иркутской области и Правительства Иркутской области по региональной политике, которым должны быть вручены конверты с персональным поздравлением Президента Российской Федерации;
3) граждане Российской Федерации, имеющие право участвовать в осуществлении правосудия в качестве присяжных заседателей при рассмотрении судами первой инстанции подсудных им уголовных дел с участием присяжных заседателей.

Глава 4. СПОСОБЫ, СРОКИ ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ
ДАННЫХ

12. Персональные данные, указанные в пунктах 8, 9, 10 настоящих Правил, обрабатываются с использованием и без использования средств автоматизации.
Персональные данные обрабатываются в Отделе в сроки, обусловленные заявленными целями их обработки.
13. Использование персональных данных осуществляется с момента их получения Отделом и прекращается по достижении целей обработки персональных данных.
Хранение персональных данных должно осуществляться не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен принимаемой в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года в„– 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" номенклатурой дел Отдела.
14. Хранение персональных данных в Отделе осуществляется как на бумажных носителях в виде документов и копий документов, так и в электронном виде.
15. Для хранения персональных данных используется металлический шкаф в„– 3, размещенный в здании администрации города Иркутска по адресу: г. Иркутск, ул. Ленина, 14, кабинет в„– 311, который закрывается на ключ.
16. Ключ от металлического шкафа в„– 3, в котором осуществляется хранение персональных данных, хранится в месте, недоступном посторонним лицам - тумбочке в„– 1, закрываемой на ключ, размещенной в здании администрации города Иркутска по адресу: г. Иркутск, ул. Ленина, 14, кабинет в„– 311.

Глава 5. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

17. Бумажные носители, содержащие персональные данные, хранение которых осуществляется в Отделе, уничтожаются сотрудником (сотрудниками) Отдела, осуществляющим (осуществляющими) обработку персональных данных, по согласованию с непосредственным руководителем с применением уничтожителя бумаги, который исключает возможность прочтения текста.
18. Персональные данные на электронных носителях уничтожаются путем стирания или форматирования электронного носителя.
19. Уничтожение персональных данных, обрабатываемых без использования средств автоматизации, оформляется в соответствии с приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 28 октября 2022 года в„– 179 "Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных" (далее - приказ в„– 179) актом об уничтожении персональных данных по форме согласно Приложению к настоящим Правилам (далее - акт об уничтожении персональных данных).
20. Уничтожение персональных данных, обрабатываемых с использованием средств автоматизации, оформляется в соответствии с приказом в„– 179 актом об уничтожении персональных данных и выгрузкой из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных.

Глава 6. ОБЯЗАННОСТИ ЛИЦ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ ОБРАБОТКУ
ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ОТДЕЛЕ, ЛИБО ИМЕЮЩИХ К НИМ ДОСТУП

21. Под лицами, осуществляющими обработку персональных данных в Отделе, либо имеющими к ним доступ (далее - уполномоченные лица), понимаются лица, указанные в Приложении 3 к распоряжению заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска "О принятии мер, направленных на обеспечение выполнения в организационном управлении аппарата администрации города Иркутска обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года в„– 152-ФЗ "О персональных данных".
22. Уполномоченные лица обязаны:
1) знать и выполнять требования федеральных законов, принятых в соответствии с ними нормативных правовых актов в области обеспечения защиты персональных данных;
2) хранить в тайне персональные данные, ставшие им известными в процессе обработки персональных данных, информировать о попытках несанкционированного доступа к ним;
3) обрабатывать только те персональные данные, доступ к которым необходим в силу исполнения должностных обязанностей.
23. При обработке персональных данных уполномоченным лицам запрещается:
1) использовать сведения, содержащие персональные данные, в неслужебных целях, а также в служебных целях - при телефонных переговорах, в открытой переписке, статьях и выступлениях;
2) передавать персональные данные по незащищенным каналам связи (факсимильная связь, электронная почта);
3) выполнять на дому работы, связанные с использованием персональных данных, выносить документы и другие носители информации, содержащие персональные данные, из места их хранения.

Заместитель мэра - руководитель аппарата
администрации города Иркутска
Е.Е.ВОЙЦЕХОВИЧ

Приложение
к Правилам обработки персональных данных в отделе
организационной работы организационного управления аппарата
администрации города Иркутска

ФОРМА
акта об уничтожении персональных данных, обрабатываемых
в отделе организационной работы организационного управления
аппарата администрации города Иркутска

Администрация города Иркутска
АКТ

"__"____________
N
Об уничтожении персональных данных, обрабатываемых в отделе организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - Отдел),
расположенного по адресу: г. Иркутск, ул. Ленина, 14
Настоящим актом подтверждается уничтожение _____________
дата
следующих персональных данных, обрабатываемых в Отделе:

в„– п/п
Фамилия, имя, отчество (при наличии) субъекта (субъектов) персональных данных или иная информация, относящаяся к определенному (определенным) физическому (физическим) лицу (лицам), чьи персональные данные были уничтожены
Перечень категорий уничтоженных персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных
Наименование уничтоженного материального (материальных) носителя (носителей), содержащего (содержащих) персональные данные субъекта (субъектов) персональных данных, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя
Способ уничтожения персональных данных
Причина уничтожения персональных данных
Дата уничтожения персональных данных субъекта (субъектов) персональных данных

Уничтожил (уничтожили) персональные данные в соответствии с настоящим актом:

(указываются фамилия, имя, отчество (при наличии), должность лиц (лица), уничтоживших (уничтожившего) персональные данные субъекта персональных данных, а также ставится их (его) подпись)

Заместитель мэра - руководитель аппарата
администрации города Иркутска
Е.Е.ВОЙЦЕХОВИЧ

Приложение 3
к распоряжению заместителя мэра - руководителя
аппарата администрации города Иркутска
от 14 апреля 2023 г. в„– 053-02-35/23

ПЕРЕЧЕНЬ
ДОЛЖНОСТЕЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА, ЗАМЕЩЕНИЕ
КОТОРЫХ ПРЕДУСМАТРИВАЕТ ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ
ДАННЫХ ЛИБО ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ДОСТУПА К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ,
НАХОДЯЩИМСЯ В ОРГАНИЗАЦИОННОМ УПРАВЛЕНИИ АППАРАТА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА

1. Замещение нижеперечисленных должностей в администрации города Иркутска предусматривает осуществление обработки персональных данных, осуществление доступа к персональным данным в отделе организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска:
1) заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска;
2) заместитель руководителя аппарата администрации города Иркутска;
3) начальник организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
4) заместитель начальника организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
5) начальник отдела организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
6) заместитель начальника отдела организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
7) главный специалист отдела организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
8) главный специалист - администратор информационной системы по учету избирателей, участников референдума отдела организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
9) специалист отдела организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
10) муниципальные служащие и специалисты, замещающие должности в управлении информатизации аппарата администрации города Иркутска, ответственные за сопровождение программного обеспечения, установленного в отделе организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска, в соответствии с распоряжением администрации города Иркутска от 12 апреля 2013 года в„– 031-10-263/13 "О предоставлении доступа к муниципальным информационным системам органов местного самоуправления города Иркутска".
2. Замещение нижеперечисленных должностей в администрации города Иркутска предусматривает осуществление обработки персональных данных, осуществление доступа к персональным данным в отделе документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска:
1) заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска;
2) заместитель руководителя аппарата администрации города Иркутска;
3) начальник организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
4) заместитель начальника организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
5) начальник отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
6) заместитель начальника отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
7) заместитель начальника отдела - главный архивариус отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
8) главный специалист отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
9) ведущий специалист отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
10) специалист отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска.
Доступ к персональным данным, обрабатываемым в отделе документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска, имеют иные муниципальные служащие и специалисты администрации города Иркутска, которые осуществляют взаимодействие с сотрудниками отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска, в соответствии с целями и задачами, предусмотренными должностными полномочиями.

Заместитель мэра - руководитель аппарата
администрации города Иркутска
Е.Е.ВОЙЦЕХОВИЧ

Приложение 4
к распоряжению заместителя мэра - руководителя
аппарата администрации города Иркутска
от 14 апреля 2023 г. в„– 053-02-35/23

ПЕРЕЧЕНЬ
ДОЛЖНОСТЕЙ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА, ИМЕЮЩИХ ПРАВО
БЕСПРЕПЯТСТВЕННОГО ДОСТУПА В ПОМЕЩЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОГО
УПРАВЛЕНИЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА, В КОТОРЫХ
ВЕДЕТСЯ ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ЛИБО ХРАНЯТСЯ БУМАЖНЫЕ
НОСИТЕЛИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

1. Доступ в помещения в отделе организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска имеют:
1) заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска;
2) заместитель руководителя аппарата администрации города Иркутска;
3) начальник организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
4) заместитель начальника организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
5) начальник отдела организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
6) заместитель начальника отдела организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
7) главный специалист отдела организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
8) главный специалист - администратор информационной системы по учету избирателей, участников референдума отдела организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
9) специалист отдела организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
10) муниципальные служащие и специалисты, замещающие должности в управлении информатизации аппарата администрации города Иркутска, ответственные за сопровождение программного обеспечения, установленного в отделе организационной работы организационного управления аппарата администрации города Иркутска, в соответствии с распоряжением администрации города Иркутска от 12 апреля 2013 года в„– 031-10-263/13 "О предоставлении доступа к муниципальным информационным системам органов местного самоуправления города Иркутска".
2. Доступ в помещения в отделе документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска имеют:
1) заместитель мэра - руководитель аппарата администрации города Иркутска;
2) заместитель руководителя аппарата администрации города Иркутска;
3) начальник организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
4) заместитель начальника организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
5) начальник отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
6) заместитель начальника отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
7) заместитель начальника отдела - главный архивариус отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
8) главный специалист отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
9) ведущий специалист отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
10) специалист отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска;
11) иные муниципальные служащие и специалисты администрации города Иркутска, которые осуществляют взаимодействие с сотрудниками отдела документационного обеспечения и архива организационного управления аппарата администрации города Иркутска, в соответствии с целями и задачами, предусмотренными должностными полномочиями.

Заместитель мэра - руководитель аппарата
администрации города Иркутска
Е.Е.ВОЙЦЕХОВИЧ

Приложение 5
к распоряжению заместителя мэра - руководителя
аппарата администрации города Иркутска
от 14 апреля 2023 г. в„– 053-02-35/23

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО ЛИЦА,
ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕГО ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
В ОРГАНИЗАЦИОННОМ УПРАВЛЕНИИ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
ИРКУТСКА, ЛИБО ИМЕЮЩЕГО К НИМ ДОСТУП, О НЕРАЗГЛАШЕНИИ
ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Я, _____________________________________________________________________,
(фамилия, имя, отчество (при наличии)
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________,
паспорт серия _______, номер _____________, выданный "____" __________ 20___ г.,
работающий в _____________________________________________________________
(наименование отдела в организационном управлении)
на должности ___________________________________________ понимаю, что в целях ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
(указывается цель обработки персональных данных в соответствии с распоряжением заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска от_____________ N_______ "О принятии мер, направленных на обеспечение выполнения в организационном управлении аппарата администрации города Иркутска обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2006 года в„– 152-ФЗ "О персональных данных") получаю доступ к персональным данным соответствующей категории субъектов персональных данных (указывается категория субъектов персональных данных)
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Я также понимаю, что во время исполнения должностных обязанностей я занимаюсь обработкой персональных данных физических лиц/граждан Российской Федерации, и что разглашение такого рода информации может нанести ущерб физическим лицам/гражданам Российской Федерации, как прямой, так и косвенный.
В связи с этим даю обязательство при работе с персональными данными соблюдать все описанные в Федеральном законе от 27 июля 2006 года в„– 152-ФЗ "О персональных данных" и принятых в соответствие с ним нормативных правовых актах требования, включая обязательства:
соблюдать конфиденциальность персональных данных, информировать непосредственного руководителя о фактах нарушения порядка обращения с персональными данными, о ставших мне известными попытках несанкционированного доступа к персональным данным;
соблюдать правила пользования документами, порядок их учета и хранения, обеспечивать в процессе работы сохранность информации, содержащейся в них, от посторонних лиц, знакомиться только с теми служебными документами, к которым получаю доступ в силу исполнения своих служебных обязанностей.
О последствиях разглашения мной сведений, касающихся персональных данных физических лиц/граждан Российской Федерации, или их утраты, и ответственности, предусмотренной за такие действия (бездействия) в соответствии с законодательством Российской Федерации, предупрежден (а), указанные положения мне ясны и понятны.
"_____" ______________________ 20____ г.
_____________________________/__________________________________
Подпись
Расшифровка подписи

Заместитель мэра - руководитель аппарата
администрации города Иркутска
Е.Е.ВОЙЦЕХОВИЧ

------------------------------------------------------------------